Projekto paraiškai sėkmingai perėjus vertinimo etapus, pareiškėjui yra pasiūloma sudaryti projekto finansavimo ir administravimo sutartį (toliau – Sutartis).
Pasirašius Sutartis pareiškėjams, tapusiems projektų vykdytojais, svarbiausia sėkmingai įgyvendinti patvirtintą projektą ir pasiekti suplanuotus rezultatus. Tačiau neretai puolama įgyvendinti projekto veiklas ir neatkreipiamas dėmesys, kaip nejučia yra nukrypstama nuo patvirtinto projekto. Projektų vykdytojai pamiršta vykdyti teisinę projekto stebėseną, kuri padeda laiku pastebėti projekto įgyvendinimo eigoje kylančius nesklandumus.
Projekto paraiškai sėkmingai perėjus vertinimo etapus, pareiškėjui yra pasiūloma sudaryti projekto finansavimo ir administravimo sutartį (toliau – Sutartis).
Pasirašius Sutartis pareiškėjams, tapusiems projektų vykdytojais, svarbiausia sėkmingai įgyvendinti patvirtintą projektą ir pasiekti suplanuotus rezultatus. Tačiau neretai puolama įgyvendinti projekto veiklas ir neatkreipiamas dėmesys, kaip nejučia yra nukrypstama nuo patvirtinto projekto. Projektų vykdytojai pamiršta vykdyti teisinę projekto stebėseną, kuri padeda laiku pastebėti projekto įgyvendinimo eigoje kylančius nesklandumus.
Projekto vykdytojas, turi užtikrinti, kad visi veiksmai, numatyti Sutartyje, būtų atliekami laikantis patvirtintų sąlygų. Teisinė projekto stebėsena – pagrindinė priemonė, padedanti užtikrinti sklandų projekto įgyvendinimą ir padedanti numatyti galimas Sutarties sąlygų pažeidimo rizikas. Teisinė projekto stebėsena apima projekto įgyvendinime rengiamų dokumentų auditą. Jį gali vykdyti kvalifikuotas ir pakankamas teisines žinias šioje srityje turintis teisininkas, kuris:
– įvertina įgyvendinančiai institucijai teikiamų ataskaitų turinį, išlaidų tinkamumą ir išlaidų apmokėjimą pagrindžiančių dokumentų tinkamumą, viešujų pirkimų dokumentų tinkamumą; ar nėra padaryta ES ir LR teisės aktų pažeidimų įgyvendinant projektą; ar projekto vykdytojas laikosi kitų paramos skyrimo ir naudojimo sąlygų;
– konsultuoja projektų vykdytoją, kaip tokie dokumentai turėtų būti rengiami, kad atitiktų Sutarties sąlygas ir teisės aktus;
– rekomenduoja, kada projekto vykdytojui vertėtų nedelsti ir inicijuoti Sutarties sąlygų keitimą.
Teisinė projekto stebėsena suteikia galimybę sureaguoti į būsimas rizikas bei inicijuoti Sutarties sąlygų keitimą prieš jas pažeidžiant, tam jog projektas būtų įgyvendintas sklandžiai ir tinkamai.
Projektų vykdytojai turėtų atkreipti dėmesį, jog neleidžiami jokie su įgyvendinančiąja institucija nesuderinti nukrypimai nuo planuoto projekto įgyvendinimo, keičiantys:
– projekto apimtį,
– projekto išlaidas,
– pratęsiantys projekto įgyvendinimo laikotarpį,
– kitaip keičiantys projektą ar Sutartyje nustatytus projekto vykdytojo įsipareigojimus.
Projekto vykdytojas privalo raštu informuoti įgyvendinančiąją instituciją apie visus pakeitimus, susijusius su Sutartimi ir projekto įgyvendinimu.
Projekto finansavimo ir administravimo sutarties pakeitimai gali būti atliekami 3 būdais:
Pirmuoju būdu Sutarties keitimas vyksta projektų vykdytojo iniciatyva raštu informuojant įgyvendinančiąją instituciją apie būsimus pakeitimus. Tokiu būdu galima informuoti apie tokius pakeitimus, kurie neturi esminio poveikio projekto apimčiai, tikslams ir uždaviniams. Pakeitimas įsigalioja nuo pranešimo gavimo dienos, jeigu įgyvendinančioji institucija per 15 darbo dienų nuo pranešimo gavimo dienos nepateikia motyvuotų prieštaravimų dėl ketinamo atlikti pakeitimo ar jo dalies.
Antruoju būdu Sutartis keičiama jos šalims pasirašant susitarimą dėl sutarties pakeitimo. Tokiu būdu Sutartis turi būti keičiama, kai būtina pakeisti projekto įgyvendinimo laikotarpį, kuomet projekto išlaidų sumos nukrypimas nuo Sutartyje nustatytos sumos yra didesnis kaip 20 procentų, kuomet mažėja planuotos projekto stebėsenos rodiklių reikšmės, keičiasi projekto vykdytojo teisinė forma, taip pat kuomet keičiasi projekto veiklos ir (ar) techniniai sprendimai, turintys esminę įtaką projekto apimčiai, tikslams ir uždaviniams. Atsiradus šioms aplinkybėms, projekto vykdytojas privalo raštu pateikti įgyvendinančiajai institucijai prašymą pakeisti sutartį ir kartu su prašymu – visus prašymą pagrindžiančius įrodymus.
Įgyvendinančioji institucija, gavusi prašymą pakeisti sutartį, turi įvertinti prašymo aplinkybes ir ne vėliau kaip per 15 darbo dienų pateikti pastabas projekto vykdytojui arba pasiūlymą ministerijai kartu su išvada dėl galimo Sutarties keitimo. Sprendimą dėl Sutarties keitimo priima ministerija, atsižvelgdama į įgyvendinančiosios institucijos išvadą ir (ar) pasiūlymus. Sutarties keitimui paprastai pritariama, jeigu nustatoma, kad pakeitus sutartį projektas galėtų duoti tiek pat arba daugiau socialinės ir (ar) ekonominės naudos, taip pat geriau prisidėtų siekiant veiksmų programos tikslų.
Projektų vykdytojai turėtų atminti, jog vykdant projektą galimi tam tikri pakeitimai, svarbiausia, jie turi laiku informuoti atitinkamas institucijas, kad visi nukrypimai nuo pradinio projekto būtų suderinti ir įteisinti. Priešingu atveju, projektų vykdytojai gali susilaukti iniciatyvos iš ministerijos dėl vienašalio Sutarties pakeitimo, nutraukimo ir išmokėtų lėšų grąžinimo.Tai yra trečiasis Sutarties keitimo būdas, kuris vykdomas tais atvejais, kai projektų vykdytojai pažeidžia Sutarties sąlygas.
Taigi, vykdant ES lėšomis finansuojamą projektą privaloma laikytis Sutarties sąlygų. Nukrypti nuo patvirtinto projekto galima tik suderinus tai raštu su įgyvendinančiąja institucija. Pabrėžtina, jog įgyvendinančiai institucijai nustačius Sutarties sąlygų pažeidimus (dokumentų neatitikimas įstatymams, netinkamos išlaidos, praleisti terminai ir t. t.) projektų vykdytojai gali smarkiai nukentėti, kadangi pasekmės akivaizdžios – priimami sprendimai dėl projekto finansavimo sumažinimo. Tokiu atveju, suplanuotas projektas gali subliūkšti kaip balionas ir projektų vykdytojai gali patirti sunkumų bandydami sumažinti neigiamus padarinius (Sutarties sąlygų pažeidimai ir atsakomybė – kito straipsnio tema).
